Congress & Exhibitions
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Individuelle Full-Service Leistung rund um die Themen Messe und Kongresse. Erfahren Sie im Interview mit unseren Produkt Managern wie vielseitig und umfangreich unser Service ist und mit welchen USPs wir Ihren Kongress- und/oder Messeauftritt zum vollen Erfolg machen.
Entscheiden Sie welche Leistungen wir für Sie übernehmen und welche Lösungen Ihrem Konzept am Besten entsprechen.
ATS 2019, Dallas
Agritechnica 2019, Hannover
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ATS 2019, Dallas (TX), USA
AUFGABE
- Logistische Koordination einer Gruppe von 165 internationalen Teilnehmern im Rahmen eines Ärztekongress.
- Hotelrecherche und Buchung via Housingagentur sowie Anfrage von Tagungsräumen inkl. Vertragsmanagement und Kontingentsverwaltung
- Planung und Buchung von Restaurantbesuchen und Kongresstickets
- Koordination von Transfers (zw. Flughafen – Hotel und Kongress)
- 360° Teilnehmermanagement inkl. Betreuung vor Ort
KONZEPT
- Aufsetzen einer Registrierungs-Webseite für alle Teilnehmer:innen inkl. Administration und Verwaltung der Zimmerkontingente sowie Einladungs- & Kommunikationshandling (insb. schriftliche und telefonische Abfrage sowie das Bereitstellen aller Buchungsinformationen)
- Enge Abstimmung und Zusammenarbeit mit unserer eignen DMC in den USA zur Organisation und Koordination von Transferanfragen und Restaurantbuchungen
- Persönliche Gästebetreuung an allen relevanten Kontaktpunkten vor Ort:
- am Flughafen zur Koordination von Transfers
- am Empfangstresen in allen fünf Hotels zur Begrüßung der Gäste und Austeilen wichtiger Dokumente, (u.a. Kongresstickets, Programmübersichten und Transferzeiten)
- im Haupt-Veranstaltungsbereiche zur Administration und Koordination der geplanten Meetings sowie deren Zugangskontrolle
- Ausarbeitung und Planung von gruppenspezifischen Restaurantbesuchen inkl. Transfer
ERGEBNIS
- 150 zufriedene Kongressbesucher
- Buchung und Verwaltung von 890 Hotelübernachtungen in 5 verschiedenen Hotels
- Koordination von 40 Meetings rund um den Kongress inkl. Verpflegung und Akkreditierung
- Bestellung und Ausgabe von 150 Kongresstickets
- Organisation von 77 Flughafentransfers
- 11 Restaurantbuchungen für 8 verschiedene Gruppen
- Logistische Koordination einer Gruppe von 165 internationalen Teilnehmern im Rahmen eines Ärztekongress.
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Quelle: DLG, S. Pförtner Agritechnica 2019, Hannover, Deutschland
AUFGABE
- Logistische Koordination einer internationalen Teilnehmergruppe
- Einkauf von Zimmerkontingenten im Rahmen der Messe in verschiedenen Preisklassen und mit unterschiedlichen Standards
- Implementierung einer Buchungsmaske zur Buchung der verschiedenen Zimmer durch die Teilnehmer inkl. Abrechnung
- Ganzheitliches Teilnehmerhandling inkl. Kommunikation via E-Mail und Telefon-Hotline
- Verwaltung der Zimmerkontingente inkl. Überwachung von Stornofristen
- Anfrage und Buchung von Seminarräumen
- Organisation von Flügen und Flughafentransfers entsprechend den Ankunfts- und Ablfugzeiten
- Buchung von Abendessen und Restaurants für Gruppen
KONZEPT
- Abwicklung des Zimmereinkauf über das Team von DER Corporate Solutions – Tradefairs
- Recherche und Buchung von Seminarräumen auf Grundlage der Kundenwünsche und Anforderungen
- Implementierung einer Buchungs-Website für die Zimmerbuchung
- Recherche von passenden Restaurants sowie (wenn benötigt) die koordination von Transfers über lokale Partner
ERGEBNIS
- Positives Feedback vom Kunden und von den Teilnehmern für den reibungslosen Ablauf
- Perfekte Unterstützung durch Hotel und lokale Partner
- Mehr als 1.100 internationale Teilnehmer
- 4.310 Zimmernächte, vertraglich fixierte in 34 Hotels (davon 4.090 abgerufen und genutzt)
