Congress & Exhibitions

Vimeo

Mit dem Laden des Videos akzeptieren Sie die Datenschutzerklärung von Vimeo.
Mehr erfahren

Video laden

Individuelle Full-Service Leistung rund um die Themen Messe und Kongresse. Erfahren Sie im Interview mit unseren Produkt Managern wie vielseitig und umfangreich unser Service ist und mit welchen USPs wir Ihren Kongress- und/oder Messeauftritt zum vollen Erfolg machen.

Entscheiden Sie welche Leistungen wir für Sie übernehmen und welche Lösungen Ihrem Konzept am Besten entsprechen.

ATS 2019, Dallas

Agritechnica 2019, Hannover

  • ATS 2019, Dallas (TX), USA

    Aufgabe

    Logistische Koordination einer Gruppe von 150 internationalen Teilnehmern im Rahmen eines Ärztekongress mit Buchung von Hotel- und Seminarräumen, sowie Restaurants, Flüge und Transfers

    Konzept

    Enge Zusammenarbeit mit der Housingragentur des Kongresses und Ausarbeitung eines Meetingkonzepts mit unseren Ansprechpartnern verschiedener Hotelketten, sowie Koordination und Ablaufplanung der Kongress- Restaurants- und Flughafentransfers in Abstimmung mit unserem vor Ort Partner New World Travel

    Ergebnis

    150 Teilnehmer aus 20 Ländern, 55 Flughafen Transfers, 5 Hotels, 40 Meetings und 10 Tage Action in Dallas, TX, USA

    AUFGABE

    • Ganzheitliche Teilnehmerbetreuung mit Registrierungs-Website, Einladungs- & Kommunikationsmanagement (insb. schriftliche und telefonische Abfrage und Bereitstellung logistischer Buchungsinformationen)
    • Hotel- und Meetingraumrecherche inkl. Vertragsmanagement, Buchungs- und Kontingentsverwaltung
    • Buchung von Kongresstickets für alle Teilnehmer
    • Flugbuchung sowie Organisation von Flughafentransfers entsprechend der Ankunfts- und Abflugzeiten
    • Restaurantbuchungen für einzelne Gruppen sowie deren Koordination mit entsprechenden Transfers
    • Vorbereitung von Dokumenten, Ausdrucken und Beschilderungen
    • Persönliche vor Ort Betreuung in allen Hotels und im Veranstaltungsbereich

    KONZEPT

    • Zimmerbuchung über die offizielle Housingagentur des Kongress
    • Buchung von Seminarräumen entsprechend der Bedürfnisse des Kunden
    • Aufsetzen einer Webseite zur Registrierung der Teilnehmer, Administration der Zimmeranfragen und Kontingentsverwaltung sowie die Unterstützung bei weiteren logistischen Fragen
    • Abstimmung mit unserem lokalen Partner in den USA zur Organisation und Koordination von Transferanfragen und Restaurantbuchungen
    • Vor Ort Betreuung an allen relevanten Kontaktpunkten:
      • am Flughafen zur Koordination von Transfers
      • am Empfangstresen in allen Hotels zur Begrüßung der Gäste und Aushändigung wichtiger Dokumente, wie z.B. Kongresstickets, Programmübersichten und Transferzeiten
      • am Empfangstresen des Haupt-Veranstaltungsbereiches zur Administration und Koordination der geplanten Meetings sowie dessen Zugangskontrolle

    ERGEBNIS

    • Aufbau einer Registrierungs-Website zur Verwaltung aller Teilnehmerdaten, Anfragen und Buchungsinformationen
    • Buchung und Verwaltung von xx Hotelübernachtungen in 5 Hotels
    • Koordination von 40 Meetings rund um den Kongress inkl. Verpflegung und Akkreditierung 
    • Bestellung und Vergabe von 150 Kongresstickets
    • xx Flugbuchungen sowie Organisation von 55 Flughafentransfers
    • xx Restaurantbuchungen für xx Gruppen
    • Vorbereitung von xx Dokumenten, xx Ausdrucke für die Beschilderung an allen Veranstaltungsorten
    • Persönliche Vor Ort Betreuung aller Teilnehmer im Hotel und in allen Veranstaltungsbereichen
  • Quelle: DLG, S. Pförtner

    Agritechnica 2019, Hannover, Deutschland

    Aufgabe

    Logistische Unterstützung für eine Gruppe internationaler Teilnehmer bei der Buchung von Hotelzimmern, Seminarräumen, Abendessen und Transfers

    Konzept

    Angebot von Zimmerkontingenten in Zusammenarbeit mit unseren Hotel-Ansprechpartnern und die Implementierung eines Teilnehmer-Management Systems zur Buchung der Zimmer sowie die Abrechnung an Individualgäste und Gruppen

    Ergebnis

    Mehr als 1.000 Teilnehmer kamen nach Hannover und buchten über uns Zimmer sowie zwei Meetings in zwei verschiedenen Hotels

    AUFGABE

    • Einkauf von Zimmerkontingenten im Rahmen der Messe in verschiedenen Preisklassen und mit unterschiedlichen Standards
    • Implementierung einer Buchungsmaske zur Buchung der verschiedenen Zimmer durch die Teilnehmer inkl. Abrechnung
    • Ganzheitliches Teilnehmerhandling inkl. Kommunikation via E-Mail und Telefon-Hotline
    • Verwaltung der Zimmerkontingente inkl. Überwachung von Stornofristen
    • Anfrage und Buchung von Seminarräumen
    • Organisation von Flügen und Flughafentransfers entsprechend den Ankunfts- und Ablfugzeiten
    • Buchung von Abendessen und Restaurants für Gruppen

    KONZEPT

    • Zimmereinkauf über das Team von DER Corporate Solutions – Tradefairs
    • Bei Bedarf die Recherche und Buchung von Seminarräumen nach den Anforderungen des Kunden
    • Implementierung einer Buchungs-Website, über welche die Teilnehmer die Zimmer buchen und ihre Rechnungsinformationen hinterlassen können
    • Recherche von passenden Restaurants sowie (wenn benötigt) die koordination von Transfers über lokale Partner

    ERGEBNIS

    • Positives Feedback vom Kunden und von den Teilnehmern für den reibungslosen Ablauf
    • Perfekte Unterstützung durch Hotel und lokale Partner
    • Mehr als 1.100 internationale Teilnehmer
    • 4.310 Zimmernächte, vertraglich fixierte in 34 Hotels (davon 4.090 abgerufen und genutzt)